Een grote Internationale dienstverlener met een goede naamsbekendheid.

Binnen deze organisatie gaan ze altijd uit van de kracht van het geheel, want alleen zo kunnen de ambities van de klanten én medewerkers worden waargemaakt. Met respect voor de zelfstandigheid van een ieder, omdat ze weten dat ze met z’n allen alleen dan een sterke eenheid kunnen vormen, wanneer ze zich als individu vanuit eigen kracht kunnen ontwikkelen.

Voor een zakelijke dienstverlener is Personato Werving en Selectie op zoek naar een Secretaresse, voor de periode van november 2011 tot april 2012.

In deze periode zul jij de huidige Secretaresse vervangen tijdens haar zwangerschapsverlof. Je vind het een uitdaging om de algemene bureau taken en de ondersteuning van de directie binnen het bureau soepel te laten verlopen. Je hebt oog voor detail en bent een vriendelijke gezicht naar buiten.

In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor het begeleiden van alle office taken en ondersteunen van het management team (Directeur en Manager Binnendienst). Verder regel je alle facilitaire zaken ben je de contactpersoon voor leveranciers en andere derde partijen. Omdat je uitstekend op de hoogte bent van hetgeen er speelt, kan je adequaat reageren en anticiperen op lopende zaken en projecten. Je bent verantwoordelijk voor alle ondersteunende werkzaamheden van het kantoor.

Werkzaamheden:

• Beheert de agenda voor directeur en manager binnendienst.
• Handelt binnenkomende en uitgaande post af.
• Stelt presentaties in powerpoint samen.
• Verlof administratie bijhouden.
• Notuleren.
• Archiveren.
• Zorgt voor kopieerwerk en het inbinden van rapporten.
• Verricht typewerk en voert correspondentie ten behoeve van de directie.
• Ontvangt gasten / maakt afspraken.
• Draagt zorg dat ontvangst bij presentaties is geregeld.
• Bijhouden voorraad kantoorbenodigdheden.
• Plaatsen van bestellingen goederen.
• Afhandelen binnenkomend telefoonverkeer voor management
• Coördineert ad-hoc diensten.

• Afgeronde MBO opleiding richting Secretaresse.
• Ervaring binnen de functie van Secretaresse is een must.
• Bewezen achtergrond in een soortgelijke functie binnen een professionele organisatie.
• Ui stekende beheersing MS Office, outlook, powerpoint, excel etc.
• Woonachtig in de directe omgeving van Maastricht.
• Beschikbaar voor 32 uur in de week.

Wij zoeken het visitekaartje van ons bedrijf met bewezen organisatie capaciteiten. Je bent aantoonbaar succesvol in uitvoeren van bovengenoemde werkzaamheden.
In complexe, drukke situaties blijft je rustig en je behoudt een goed overzicht over de lopende werkzaamheden. Je hebt affiniteit met IT systemen. Je bent diplomatiek, commercieel ingesteld en voelt je verantwoordelijk voor je taken. Je werkt gestructureerd en accuraat. Je werkt zelfstandig en stelt dagelijks weer de juiste prioriteiten. Je bent communicatief en sociaal zeer vaardig. Je bent in staat om ook onder hoge druk goed te presteren en hoofd van bijzaken te onderscheiden.

• Tijdelijk dienstverband, van november 2011 tot april 2012.
• Parttime, 32 uur.
• Salaris: een schatting tussen €1800,-- en €2500,-- bruto per maand op basis van 40 uur.
• Het dienstverband zal op basis van payrollcontructie geformuleerd worden.